Os gestores empresariais frequentemente buscam otimizar o uso dos recursos e motivar os funcionários para entregar um bom serviço ao cliente. Isso se deve à necessidade constante de aprimorar as atividades e utilizar ferramentas que potencializem o trabalho.

Nesse contexto, saber modelar processos é uma maneira de aprimorar a administração empresarial. Para tanto, é essencial conhecer o que é BPMN e como utilizar essa notação gráfica para otimizar o serviço do setor financeiro do varejo.

Quer descobrir mais sobre BPMN? Continue a leitura e conheça seu funcionamento, suas vantagens e como implementá-lo!

O que é BPMN?

Os processos que ocorrem em uma empresa precisam de averiguação e acompanhamento constante. Independentemente da parte do negócio, a gestão tende a lidar com problemas e buscar soluções para questões específicas.

No passado, cada organização possuía seu método, representando os fluxos de processos da empresa segundo regras próprias. Isso dificultava a compreensão geral do serviço pelos usuários, pois os diagramas eram diferentes entre as empresas.

Devido a isso, o Business Process Modeling Notation, ou BPMN, surgiu para padronizar a representação gráfica de processos empresariais. A partir desse novo código, os sistemas de informação se tornaram compatíveis e os processos ficaram mais fáceis de serem modelados.

Desse modo, o BPMN foi criado para padronizar a visualização de processos empresariais com a ajuda de ícones conhecidos mundialmente. A partir de um diagrama padrão, a montagem e a interpretação das informações se tornaram mais simples de serem feitas.

Quais são as vantagens de utilizar essa ferramenta de gestão?

Agora que você entendeu o conceito de BPMN, vale conhecer as vantagens de utilizá-lo. De modo geral, o BPMN possibilita produzir fluxogramas conforme a necessidade da gestão.

Com isso, é possível reduzir os custos causados pelo uso de diferentes linguagens e aumentar a produtividade de diversas atividades. A seguir, você conhecerá outros benefícios de adotar a modelagem:

Aprimora a comunicação

Por ser um código padronizado, o BPMN se torna universal. Assim, a linguagem pode ser entendida por qualquer pessoa que o conheça, o que facilita a comunicação dentro e fora da empresa. Por exemplo, ele é interessante no caso de grandes empresas do varejo multinacional e que precisam compartilhar informações com diferentes mercados.

Possibilita o uso em diferentes áreas

A modelagem BPMN é versátil para a empresa, o que significa que ela pode ser aplicada com equipes de diferentes áreas. Portanto, os processos operacionais, financeiros e administrativos podem se beneficiar. Como há uma base de linguagem em comum, há mais integração na gestão.

Favorece a tomada de decisão

Imagine que você possui os fluxos de processo organizados, conhecendo amplamente as operações da empresa. Na gestão, isso poderá facilitar o processo de tomar decisões, já que há mais compreensão sobre o estado atual da companhia.

Permite acompanhar o desempenho do negócio

O uso do BPMN também auxilia na hora de diagnosticar o desempenho do negócio. Cada tarefa da empresa pode ser verificada para definição de melhorias e criação de processos. Isso impacta diretamente na construção de uma operação mais produtiva.

Por que utilizar o BPMN no setor financeiro do varejo?

No setor financeiro do varejo, o uso do BPMN pode aumentar a eficiência do serviço. Ela oferece uma visão objetiva dos processos do início ao fim, o que tende a favorecer a sequência de ações.

Assim, em vez de considerar partes soltas do processo, o gestor financeiro consegue analisar todas as nuances do setor de uma vez. Esse método de integração ajuda a identificar problemas e buscar uma solução com eficiência. Desse modo, é possível obter melhorias e novos resultados.

Portanto, montar os diagramas nesse setor permite:

• conhecer e avaliar as movimentações financeiras, organizando os custos, despesas, dívidas vencidas, preço de custo, previsão de entrada, entre outros;
• definir os objetivos da gestão, entre curto, médio e longo prazo;
• auxiliar na criação de um planejamento financeiro mais realista;
• registrar todas as transações com dados confiáveis.

Como implementar o BPMN no varejo?

O próximo passo é aprender o que fazer para implementar o BPMN no varejo. Para fazer a modelagem, é preciso utilizar diagramas com elementos gráficos. Com isso, é possível usar “caixinhas” que representarão os fluxos internos de cada processo.

De modo geral, os elementos são organizados em 5 tipos:

• raias de piscina (swim lanes);
• objetos de fluxo (flow objects);
• objetos de conexão (connecting objects);
• artefatos (artifacts);
• dados (data).

Entenda melhor a função de cada um!

Raias de piscina

A denominação dos processos se chama piscina (pool). Assim, o varejo pode ser representado no diagrama como piscina e as raias serão as subdivisões — horizontais ou verticais — dela. Elas servem para organizar papéis ou determinar funções, como a definição de responsáveis.

Objetos de fluxo

No caso dos objetos de fluxo, eles se dividem em três tipos. Primeiro, em atividades (activities) — tarefas ou trabalhos para concluir no processo. Elas são representadas por triângulos e podem apresentar diferentes funções, podendo ser destrinchadas ao máximo para melhorar a visualização.

O segundo fator são os eventos (events). Eles são representados por círculos e são situações que acontecem durante o processo e o afetam diretamente. Por fim, há os desvios (gateways) que funcionam para controlar a sequência de fluxo.

A função deles é determinar os pontos de desvio para mostrar por quais caminhos o processo deve seguir. Nesse caso, variados símbolos representam ações específicas.

Objetos de conexão

Já os objetos de conexão mostram a sequência do processo, já que eles servem para ligar os objetos de fluxo. Eles se dividem em três tipos:

• normal: aponta a ordem de execução das atividades, representado por uma seta contínua;
• condicional: indica as saídas de desvio para definir se a condição será seguida. Ele é representado por uma seta com um círculo na ponta inicial;
• padrão: é utilizado nas saídas de desvios. Esse objeto de conexão consiste em uma seta com corte no início e seu uso só ocorre se os outros fluxos condicionais não forem válidos.

Artefatos e dados

Os artefatos são anotações que dão informações complementares sobre uma atividade. Eles também englobam um conjunto de elementos chamados de grupo para facilitar a visualização.

No caso dos dados, eles são as informações ou documentos que serão produzidos, requeridos e manipulados. Esses objetos de dados são representados por um ícone de folha de papel. Para armazenar as informações, há o repositório com os elementos do processo.

Após montar o diagrama, você pode automatizá-lo utilizando uma ferramenta chamada Business Process Management Suite ou System (BPMS). Ela organiza seus processos e integra todos os envolvidos no serviço.

Dessa forma, utilizando o BPMN na gestão financeira, o varejo pode ter mais controle sobre as finanças, o que tende a ajudá-lo a otimizar sua presença no mercado. Já o gerenciamento feito sem ferramentas e soluções eficazes pode causar gargalos nas finanças e, até mesmo, resultar na falência do negócio.

Neste artigo, você viu o que é BPMN e como modelar processos para otimizar o trabalho no varejo. A partir dessas informações, seu negócio estará mais organizado, o que poderá identificar a comunicação interna e a produtividade das equipes.

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